Cara scan dokumen dan gambar ini akan sangat berguna bagi Operator Madrasah dalam berbagai kegiatannya. Scan dokumen dan gambat, salah satunya dibutuhkan untuk keperluan VervalSP (Verval Satuan Pendidikan) di layanan Emis. Sebagaimana yang diketahui, saat Verval SP Operator harus mengupload (mengunggah) hasil scan beberapa dokumen dengan persyaratan tertentu.
Dokumen yang harus dipindai (scan) kemudian diupload (unggah) tersebut antara lain Piagam Pendirian Madrasah, Izin Operasional, Piagam Akreditasi, dan SK Kemenkumham.
Dokumen-dokumen tersebut harus discan dalam format JPG, PNG, GIF, atau BMP dengan ukuran tidak melebihi 200 kb.
Selain pada VervalSP Emis, berbagai layanan pendataan online juga kerap mensyaratkan unggah hasil scan dokumen. Layanan itu seperti:
- Verval Satuan Pendidikan PDSPK Kemdikbud; unggah hasil scan dokumen Ijin Operasional
- Simpatika; unggah hasil scan SK Inpassing (Verval Inpassing), unggah hasil scan Piagam NRG dan Ijazah Terakhir (Verval NRG)
Di samping itu ada baiknya dokumen-dokumen penting yang dimiliki oleh Madrasah dan guru didokumentasi dalam bentuk digital (di-scan dan disimpan dalam bentuk file) sehingga ketika suatu saat membutuhkannya akan lebih cepat didapatkan.
Scan atau Foto?
Untuk mendapatkan gambar dokumen tersebut dalam format JPG, PNG, GIF, atau BMP, Operator Madrasah bisa menggunakan dua cara yaitu dengan cara dipindai (scan) dengan scanner atau dengan cara difoto dengan menggunakan kamera (termasuk menggunakan kamera hape).
Namun tidak merekomendasikan menggunakan kamera. Dengan menggunakan kamera memang prosesnya lebih mudah dan ukuran filenya langsung kecil. Akan tetapi gambar yang dihasilkan bisa jadi kurang bagus dan kurang jelas terbaca. Apalagi terhadap dokumen dengan tulisan yang banyak dan kecil.
Jadi sebisa mungkin, dokumen yang akan diunggah tersebut discan terlebih dahulu dengan scanner. Toh, saat ini sudah tersedia berbagai jenis scanner (baik scanner khusus maupun yang terintegrasi dengan printer) dengan harga yang terjangkau.
Bukan menggunakan gambar hasil foto kamera.
Cara Scan Dokumen dan Gambar
Bagaimana cara melakukan scan dokumen?
Untuk melakukan pemindaian (scanning) bisa memanfaatkan bantuan berbagai software pengolah gambar. Software-software tersebut biasanya dilengkapi dengan tool scanner. Photoshop, CorelDraw, Photoscape, Picasa, GIMP hingga software bawaan office semacam Paint memiliki tool untuk men-scan gambar.
Bahkan jika tidak memiliki salah satupun aplikasi pengolah gambar sebagaimana tersebut di atas, windows masih memiliki aplikasi khusus untuk melakukan scan gambar. Aplikasi ini bawaan windows jadi secara otomatis terpasang di semua komputer yang memakai OS Windows. Namanya "Windows Fax and Scan".
Kali ini kita akan mempraktekkan cara scan dokumen dengan menggunakan Windows Fax and Scan.
Simak video tutorial Cara Scan Dokumen dengan program Bawaan Windows berikut ini. Penjelasannya bisa di baca di bawah video.
Penjelasan Cara Scan Dokumen
- Hubungkan pemindai (alat scan) dengan komputer
- Masukkan dokumen yang akan dipindai dalam scanner
- Klik tombol "stat" windows
- Klik "All Program" >> Windows Fax and Scan
- Dapat juga dengan cara : Ketikkan kata "scan" pada kotak "search" di tombol stat >> Klik Windows Fax and Scan
- Setelah muncul halaman "Windows Fax and Scan" klik "New Scan"
- Muncul jendela New Scan, lakukan pengaturan yang diperlukan
- Klik "Preview"
- Muncul tampilan gambar yang akan di-scanning
- Untuk mengatur 'batas gambar yang discanning', hilangkan tanda cek pada "Preview or scan images as separates file"
- Atur batas gambar yang diinginkan dengan cara men-drag pojok garis batas
- Jika sudah tepat, klik "Scan"
- Tunggu hingga proses scanning selesai
- Gambar hasil scanning ditampilkan. Gambar tersebut dapat dipindahkan ke folder yang diinginkan.
Baca beberapa tips lain yang bermanfaat bagi Operator Madrasah:
Demikianlah cara melakukan scan dokumen atau gambar. Semoga tutorial dan tips sederhana ini dapat memberi manfaat pada Operator Madrasah dalam melaksanakan tugasnya.